La definizione degli accessi è molto flessibile. In questo modo è possibile anche dare una sola funzione ad un singolo utente. Per esempio: Il portiere riesce a stampare esclusivamente la lista degli arrivi e la lista delle camere libere. Tutte le altre operazioni sono negati a questo utente.

Esempio: Si possono creare diversi gruppi di utenti con un gruppo altrettanto ampio di accessi al programma phoenix. Un utente può essere spostato da un gruppo di utenti ad un altro.

In questo modo è possibile controllare bene ogni persona che lavora con il programma senza che questo si accorga.