In der Gästekartei können neben den Adressdaten auch zusätzliche Informationen wie Gast- Eigenschaften oder vergangene Aufenthalte gespeichert werden. Es kann auch die gesamte Kommunikation (Eingangspost und Ausgangspost, Briefe, Inhalte von Telefonaten, ...) gespeichert werden. Informationen zu jedem Gast können d für verschiedenste Zwecke wie z.B. Listen oder Serienbriefe usw. eingesetzt werden.

Eine gepflegte Gästekartei ist das Kapital eines Gastbetriebes und kann mit phoenix entsprechend übersichtlich verwaltet werden. Phoenix verwaltet auch Gastbeziehungen: Per Du Gäste, Neugäste, Gäste die die Gegend kennen usw. Die Gastbeziehungen ziehen sich hin bis zur persönlichen Anrede und dem persönlichen Text! Per Du Gäste erhalten automatisch Per Du Texte usw.